tugas portofolio 3

A. Mengendalikan fungsi manajamen




§  Pengertian Controling (Mengendalikan)
Didalam Psikologi manajemen, Pengawasan dapat di definisikan sebagai proses “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengertian ini menunjukan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.

§  Langkah-langkah dalam mengendalikan fungsi manajemen
Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu :
1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi dari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

Jadi, Langkah-langkah dalam mengendalikan fungsi manajemen yaitu, Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja, Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja, Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar, Mengambil Tindakan Korektif.

§  Tipe-tipe kontrol dalam manajemen
1.    (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya
2.    (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.
3.    (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.
Jadi, Tipe-tipe kontrol dalam manajemen yaitu, Preliminary, Concurrent, dan Post-action.

§  Jelaskan proses control manajemen
Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan. Proses manajemen adalah beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari berbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.

portofolio 2

A. PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN
1. pengertian struktur organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

2. pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen
a. struktur formal
Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
b. struktur informal
Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

3. contoh struktur organisasi dari sebuah perusahaan


4. manfaat struktur fungsional dan struktur divisional
struktur fungsional :
-Efisiensi melalui spesialisasi
-Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana 
-Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak
-Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi  

struktur divisional
-Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat
-Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan 
-Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan 
-Kesempatan karir lebih terbuka

5. kerugian struktur fungsional dan struktur divisional
struktur fungsional :
-Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi 
-Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional 
-Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi 
-Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

struktur divisional :
-Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional 
-Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi 
-Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

B. ACTUATING DALAM MANAJEMEN
1. pengertian actuating manajemen
actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya

2. jelaskan pentingnya actuating manajemen
Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) (Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000 : 95). Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. 

3. prinsip actuating dalam manajemen
-Prinsip mengarah kepada tujuan
-Prinsip keharmonisai dengan tujuan-
-Prinsip kesatuan komando
-Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan
maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak
menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.

4, pentingnya mencapai actuating managerial yang efektif

Di dalam proses perancanaan kegiatan organisasi, partisipasi setiap personal dalam organisasi sangat menentukan keberhasilan program yang di rancang organisasi.

Selanjutnya perencanaan yang melibatkan setiap orang dalam organsiasi kita namakan sebagai perencanaan partisipatif.

Setiap aspek perencanaan disusun berdasarkan partisipasi setiap orang dalam organisasi. Dengan cara seperti ini, maka rasa tanggung jawab atas setiap program kegiatan organisasi tumbuh sebagai bagian integral diri.

Sebagai sebuah organisasi yang terdiri atas berbagai sosok dengan kemampuan masing-masing, maka sudah seharusnya untuk memberdayakan sumber daya manusia yang dimiliki. Pemberdayaan kompetensi ini sangat penting sebab organisasi adalah tanggungjawab bersama.

Untuk melibatkan secara aktif setiap orang, maka perencanaan partisipatif merupakan langkah konkritnya. Jika setiap personal terlibat dalam perencanaan program, maka setidaknya mereka ikut menentukan hal-hal yang harus dilakukan dalam organisasi.